Neben den zunehmend digitalisierten Tagesabläufen im Team sind wir häufig auch in Situationen, wo wir zusammen mit Kollegen, Partnern oder Kunden strategische Arbeitsergebnisse erarbeiten müssen (z.B. Prozessverbesserungen, Projektvorschläge, kritische Systemumstellungen etc.). Vor allem Mitarbeiter mit Management-, Consulting- oder Vertriebsaufgaben kommen häufig mit dieser Aufgabenstellung in Berührung. Neben der tatsächlichen Durchführung von kreativer Gruppenarbeit gibt es weitere kritische Meilensteine, die zur Erreichung von wichtigen Arbeitsergebnissen häufig zu wenig Beachtung bekommen.

Der Begriff “ergebnisorientiert”

Ein Ergebnis ist die endgültige Konsequenz einer Folge von Aktionen oder Ereignissen, die qualitativ oder quantitativ ausgedrückt werden. Mögliche Ergebnisse sind Vorteil, Nachteil, Gewinn, Verletzung, Verlust, Wert und Sieg. (Quelle: Wikipedia)

Ein Ergebnis ist damit messbar und maßgeblich durch Abläufe beeinflusst, die wir selbst in der Hand haben. Wer ist nicht selbst schon häufig als Teilnehmender in Arbeitsterminen präsent gewesen, wo man sich wundert, wieso man eingeladen worden ist oder was der Einladende versucht zu bezwecken.

Ergebnisorientiertes Arbeiten beginnt bereits lange vor dem geplanten Arbeitstermin/Workshop und hat immer das Ziel am Ende ein für alle greifbares Arbeitsergbnis vorliegen zu haben. Termine ohne Grund, Zielsetzung und Ergebnis sind zwar sicherlich eine schöne Gelegenheit für eine Pause, die Rechnung dafür bezahlt aber das Kollektiv (häufig unwissentlich) immer selbst. Faktoren wie ein geringerer Ertrag im Unternehmen oder eine schlechte Performance des Teams können zu reduzierten Bonis und Weihnachtsgeldern,zu Umstrukturierungsmaßnahmen und ggf. sogar zu Stellenstreichungen führen.

Die Vorbereitung

Man sollte bereits bei der Vorbereitung ein paar Eckpunkte beachten. Diese zeitlichen Aufwände sollte man nicht unterschätzen (“Übung macht den Meister”), aber ein pragmatisches Vorgehen schadet hier ebenfalls nicht. Folgende Regeln helfen mir im Alltag:

• Überlegen Sie sich eine Vision und stecken Sie sich ein persönliches Ziel, das ggf. auch vom Ziel des Arbeitstermins abweichen darf.
• Definieren Sie für sich selbst - und auch sichtbar für alle Teilnehmer - klare Ziele des Arbeitstermins.
• Machen Sie sich Gedanken, wie die teilnehmende Gruppe in diesem Termin zur Mitarbeit aktiviert werden kann. Wichtig ist, dass sowohl introvertierte als auch extrovertierte ausreichend zum Zuge kommen.
• Wählen Sie im Teilnehmerkreis gewohnte Werkzeuge und bekannte Methoden. Wenn Sie hier zu sehr in die Trickkiste greifen, riskieren Sie unnötig lange Erklärungsphasen über Werkzeuge oder Vorgehensmodelle und verschwenden wertvolle Zeit und Aufmerksamkeit der Mitwirkenden. Sie wirken dann zwar methodisch kompetent, aber erreichen ggf. nicht das gewünschte Arbeitsergebnis.
• Sollten Sie mit Moderationsaufgaben noch nicht ausreichend bewandt sein oder gar auf Kriegsfuß stehen, dann wäre es ratsam sich um einen Moderator aus dem Teilnehmerkreis umzusehen und diesen ausreichend einzuweihen bzw. bei der Vorbereitung einzubeziehen. Nutzen Sie die Chance von erfahrenen Kollegen zu lernen, aber scheuen Sie nicht die Herausforderung selbst besser zu werden.
• Laden Sie nur Teilnehmer ein, die bei der Erreichung des Ergebnisses etwas beitragen können. Achten Sie - auch aus Höflichkeit - auf die passende Auswahl der Teilnehmer und machen sich dabei Gedanken, wer im Nachgang in welcher Form über das Arbeitsergebnis informiert werden sollte.
• Planen Sie eine angemessene Dauer des Termins. Ist der Termin zu lang oder zu ungewöhnlichen Uhrzeiten, dann verringert sich die Chance, dass die ausgewählten Teilnehmenden vollzählig erscheinen. Ist der Termin zu kurz, dann erreichen Sie ggf. nicht ihr gewünschtes Ziel.
• Beschreiben Sie Grund, Zielsetzung und Vorgehensweise idealerweise in der Einladung und geben Sie konkrete Hinweise, wie sich die Teilnehmer am Besten vorbereiten können, z.B. indem sie konkrete Fragen aus dem Termin vorwegnehmen.
• Falls der Termin besonders kritisch für ihr Umfeld ist und/oder falls Sie mit der gewählten Vorgehensweise oder den Werkzeugen nicht vertraut sind, dann nehmen Sie sich die Zeit für einen Probedurchlauf. Seien Sie auch hier pragmatisch. Zu wenig Vorbereitung bringt Sie ggf. im Termin in Bredouille. Zu viel Vorbereitung kann zu starker Verunsicherung im Termin führen, falls das teilnehmende Kollektiv minimal von Ihrem Fahrplan abweicht.

Die Durchführung

Bei der Durchführung des Arbeitstermins kann man nun die Loorbeeren für die Vorbereitung ernten. Die Zielsetzung wird bestenfalls nochmal für alle Teilnehmenden wiederholt und ggf. ein kurzer Einstieg in die gewählten Methoden gewährt. Sollten die Teilnehmenden noch nie in dieser Konstellation gearbeitet haben, ist eine Vorstellungsrunde inkl. klaren Vorgaben bzgl. Inhalt der Vorstellung und Dauer hilfreich. Sollten Rang oder Hierarchien für das Ergebnis keine Rolle spielen, dann übernehme ich gerne auch die Vorstellungsrunde stellvertretend. “Pragmatiker” orientieren sich für all das entspannt der Einladungsemail vor. Damit zahlt sich die Vorbereitung doppelt aus.

Der Großteil des Termins sollte logischerweise jetzt soweit möglich und sinnvoll dem Fahrplan folgen und gleichzeitig methodisch und zeitlich ausreichend Spielraum bieten, dass Sich die Gruppe kreativ an der Ergebnisfindung entfalten kann. Erfolgreiche Moderation ist nochmal ein Thema für sich, dass ich hier nicht im Detail betrachten werde (ggf. hole ich das in einem späteren Blogartikel nach). Wichtig ist aber die Erkenntnis, dass gute Moderationsskills selten in die Wiege gelegt werden. Eine Gruppe im kreativen Prozess zu begleiten benötigt häufig jahrelange Erfahrung, die durch viele Wiederholungen und auch Mut und Wille zur Verbesserung erreicht werden. Kein guter Moderator zu sein ist keine Schande. Wie im Teil “Vorbereitung” beschrieben, können Sie auch im Windschatten eines Kollegen an ihren Fähigkeiten arbeiten.

Neben den Moderationsskills spielt hier auch die Auswahl angemessener Werkzeuge eine wichtige Rolle. Die Pandemiesituation anfang 2020 hat zu einem regelrechten Boom bzgl. geeigneten Werkzeugen geführt. Eine besondere Vorliebe habe ich für sogenannte “Whiteboarding Tools” entwickelt. Im Vergleich zu physischen Whiteboards gibt es hier einige Vorteile.

• Das Onboarding in diese Werkzeuge ist in der Regel einfach und schnell.
• Mehrere Leute können gleichzeitig kreativ arbeiten.
• Vor allem spontane Änderungen und das Ausräumen von Missverständnissen sind im Vergleich zur Arbeit an echten Whiteboards wesentlich einfacher (kein mühsames “Wegwischen und neu schreiben”).
• Introvertierte Kollegen kommen besser zum Zug als an nicht-digitalisierten Whiteboards
• Die Arbeitsergebnisse sind gut lesbar und auch nach dem Termin noch zugänglich (wichtig für Folgetermine).
• Gute Werkzeuge bieten auch Attention-Management und Präsentations-Funktionen.
• Arbeitsergebnisse werden plastisch. Zusammenhänge zwischen Argumenten und Ideen können visualisiert werden (Clustern von Post-Its, Verbindung mit Linien, farbliche Hervorhebung) und Arbeitsergebnisse können iterativ (=mehrmaliges Verfeinern/Konkretisieren) in der Gruppe erzielt werden.

Die Nachbereitung

Der Klassiker der “Nachbereitungsformen” ist das relativ unbeliebte Protokoll. Für viele wird diese Form der Nachbereitungsform als Schikane von Führungskräfte wahrgenommen, die darin einen disziplinarischen Weg sehen die Hürden für ineffiziente oder ergebnislose Meetings zu erhöhen. Tatsächlich hat ein Protokoll in der Praxis häufig weniger Wert als man annimmt. Ein Protokoll nimmt einen Teilnehmenden während des Termins aus dem Gefecht (mit Einbußen bzgl. Effizienz und Effektivität des Termins). Gleichzeitig hat der zeitliche Ablauf von Meinungen und Ideen nach der Veranstaltung häufig keine Relevanz mehr. Die Vorurteile, dass selten jemand das Protokoll liest, bewahrheitet sich leider auch oft.

Trotzdem haben Protokolle eine Relevanz, um wichtige Entscheidungen zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar zu machen (z.B. weil wichtige Teilnehmer nicht dabei sein konnten oder informiert werden müssen). Auch hier erweisen Whiteboarding Tools einen guten Dienst. Statt dem zeitlichen Ablauf (=Zwischenergebnisse) lassen sich damit die Ergebnisse als Bild-Export verschicken. Hinsichtlich Effizienz spart das erheblich viel Zeit. Bei kritischen oder wegweisenden Arbeitsergebnissen bietet es sich an zuzüglich eine kurze Zusammenfassung zu verfassen (Abstract/Management Summary), um ggf. das Ergbnis auch in verbaler Form klarer darzustellen.

Neben dem Versand der Ergebnisse per Email sollte man aber auch nicht vergessen, dass wichtige Arbeitsergebnisse nicht in Outlook-Postfächern versauern sollten. In der Regel müssen diese Informationen auch noch in andere Systeme (Projektmanagementwerkzeuge, Wikis, CRMs, Dateiablagen usw.) übertragen werden, damit die Informationen auch langfristig zugänglich bleiben.

Vorbild sein

Falls Sie es leid sind in den eingangs beschriebenen ergebnis-, ziel- oder grundlosen Meetings zu sitzen, dann seien Sie der erste der den Kollegen Möglichkeiten zur Verbesserung aufzeigt. Dabei sollte man nicht kritisieren und Termine torpedieren. Leben Sie einfach vor wie es anders geht. Binden Sie dabei Kollegen bei der Vorbereitung ein. Experimentieren Sie am Besten im Team. Lernen Sie voneinander und reißen andere mit. Am Ende des Tages ist der Erfolg des Kollektivs entscheidend für den Arbeitserfolg.