Die meisten von Ihnen starten ihren Arbeitstag sicherlich jeden Tag um die gleiche Uhrzeit und beenden ihn bestenfalls nach 8 Stunden Arbeitszeit wieder. Wenn Sie morgens in Ihren Kalender schauen, werden Sie bestimmt den ein oder anderen Termin vorfinden und ich wage es zu behaupten, dass die Meisten zu einer vollen Stunde beginnen und auch wieder enden, genau nach 60 Minuten.

Warum ist das eigentlich so? Realistisch gesehen ist es unmöglich, ein Meeting um 11 Uhr zu beenden und gleichzeitig ein Neues zu Beginnen. Nichts ist wohl unhöflicher als zum Beispiel am Ende dem Kunden das Wort in der Verabschiedung abzuschneiden, nur weil man nicht der Letzte im nächsten Meeting sein möchte.

Wir haben hierfür ein paar Lösungsansätze, um sich ausreichend Freiraum zum Durchschnaufen zu verschaffen…

Meetings verkürzen

Brauchen wir wirklich immer pauschal 60 Minuten, egal um welches Thema es geht? Oder kann es nicht einfach nur 50 Minuten dauern, so dass jeder Teilnehmer Zeit hat sich einen Kaffee zu holen, auf die Toilette zu gehen oder einfach seinem Kind zu Hause einmal kurz Hallo sagen zu können, bevor das nächste Meeting um “Punkt” wieder startet. Der Trick mit den um 5 Minuten verkürzten Meetings (z.B. bis 09.55 Uhr statt 10.00 Uhr) lässt sich natürlich auch auf 30, 90, 120, usw. Minuten dauernde Meetings anwenden. Warum meiden wir krumme Zahlen bei Meetings?

Puffer im Kalender blocken

Man legt sich bereits bei der Terminplanung selbst einen Puffer bzw. eine Pause zwischen 2 Meetings, bzw. blockt sich diese Zeiten explizit im Kalender (z.B. 09:55-10:05 Uhr), damit Kollegen beim Einladen darauf aufmerksam werden. Dies ist gleichzeitig eine sehr gute Erziehungsmaßnahme. Weisen Sie auch den Gastgeber darauf hin, dass sie aufgrund aufeinanderfolgender Termine ein paar Minuten später erscheinen müssen. Idealerweise achten sie selbst auch darauf, dass sie Termine immer 5 min vor voller Stunde enden lassen. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken!

5 min Smalltalk-Phase

Wie wäre es mit einem 5-10 Minuten (je nach länge des Termins) “Small Talk Puffer” zu Beginn des Meetings. Schreiben Sie es direkt in die Agenda, damit die Kollegen wissen, dass sie noch die Möglichkeit haben kurz zu verschnaufen. War es in den Präsenzmeetings nicht auch so, dass man im Meetingraum einfach ein bisschen geplaudert hat, bis alle Teilnehmer anwesend waren? Warum sollte man das jetzt nicht erst recht machen in einer Zeit, wo doch so viele den direkten Kontakt zu Kollegen und Kunden vermissen.

Fazit: Lassen Sie uns wieder mehr smalltalken, Pausen machen und nicht einfach nur starr von Online Meeting zu Online Meeting “hüpfen”. Die Produktivität unserer Arbeit hängt in großem Maße davon ab wie fokussiert wir arbeiten. Dafür sind diese menschlichen Pausen wichtig.