Sehr viele Arbeitsabläufe und Routinen haben uns seit Jahren im Büro begleitet. Das morgendliche Daily Stand-Up, regelmäßige Projekt- und Teammeetings, der Small Talk an der Kaffeemaschine, die “Guten-Morgen-Runde” durch die Büros, Zigarette mit den Kollegen in der Pause, gemeinsames Mittagessen, eine Frage an den Kollegen über den Schreibtisch “geworfen”, das berühmte “Bier nach Vier” am Freitag, usw…
Klassifizierung der Routinetätigkeiten
Sie werden jetzt vielleicht denken “Moment mal, da sind doch aber sehr viele private Treffen außerhalb der Arbeitszeit dabei?!”. Aber sind sie das wirklich? Meine persönliche Erfahrung ist, dass gerade in dieser “Freizeit” besonders viel Austausch zwischen den Kollegen stattfindet. Man hat sich gemeinsam über Erfolge gefreut, zusammen nach Lösungen gesucht, sich nach der Erfahrung der Kollegen erkundigt oder man hat einfach mal Dampf ablassen können und ist gestärkt wieder an den Arbeitsplatz zurückgekehrt. Natürlich gehören auch private Gespräche dazu. Pausen sind schließlich dafür da, wieder Kräfte sammeln zu können und kurzzeitig abschalten zu können.
Nimmt man nun noch die weiteren, direkt auf die jeweilige Arbeit bezogenen Arbeitsabläufe hinzu, entstehen letztendlich zwei Klassen an Routinetätigkeiten. Diese sind entweder durch Anweisung und Prozesse definiert oder von Arbeitskultur und sozialen Interaktionen geprägt:
- Aufgaben-, kunden- oder projektbezogene Routinetätigkeiten
- Daily Stand-Up
- Jour Fixe
- Projekt- oder Teammeetings
- Verwaltungsaufgaben / Administration
- Soziale Routinetätigkeiten
- “Guten-Morgen-Runde”
- Kaffeeklatsch
- Mittagessen
- Feierabend Bier
Dabei werden in der Regel die erstgenannten Routinetätigkeiten durch Werkzeuge und festgelegte, standardisierte Prozesse unterstützt, während sich die sozialen Routinen über die Jahre etabliert haben. Beide sind sehr wichtig für den erfolgreichen Arbeitstag und gerade die sozialen Aspekte tragen nicht minder zum Arbeitserfolg bei. In vielen Berufen sind sie u.a. ein Grund sich überhaupt in eine Organisation einzugliedern, anstatt sich einer selbständigen Beschäftigung zu widmen. Ein wertschätzendes Miteinander, Verständnis für die private Situation der Kollegen und Karriereziele sorgen für Zusammenhalt. Vor allem bei komplexen Aufgabenstellungen im Team macht sich ein “gesundes Sozialleben” sofort bemerkbar. Genauso sind auch temporäre Ausfälle von Kollegen leichter kompensierbar, wenn die Bereitschaft da ist, die Arbeit dieser Personen zu übernehmen.
Routine und regelmäßige Abläufe in einem digitalisierten Umfeld
Welche dieser oben genannten Abläufe lassen sich nun in ein digitalisiertes Umfeld übertragen? Die standardisierten, prozessorientierten Routineabläufe lassen sich relativ leicht mit digitalen Werkzeugen umsetzen. Mit Hilfe von Kollaborationswerkzeugen wie Office365, CRMs, diversen Whiteboarding-, Projektmanagement- und Ticketsystemen lassen sich Arbeitsabläufe sehr gut auch ohne direktes Aufeinandertreffen der Mitarbeiter abbilden. Aber sollten wir deswegen vollständig ohne menschlichen Kontakt arbeiten? Vor allem in einer Zeit wie dieser, in der Sozialleben eh schon sehr eingeschränkt sind, ist es wichtig, dass man die sozialen Routinen nicht vernachlässigt. Das gemeinsame Mittagessen per Videokonferenz, das Feierabendbier oder auch die Weihnachtsfeier zum Beispiel sollten weiterhin zelebriert werden, um weiterhin den Zusammenhalt zu fördern und, ganz wichtig, auch neuen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich in die Teams integrieren.
Fazit: Sämtliche Routinetätigkeiten - die prozessbezogenen und die sozialen - sind notwendig, damit wir unsere Arbeitsergebnisse erfolgreich abliefern können. In der aktuellen Zeit der Digitalisierung ist es daher wichtig, diese möglichst genau digital abbilden und ausführen zu können. Prozessbezogene Routinetätigkeiten lassen sich verhältnismäßig noch sehr einfach digitalisieren, während die sozialen Abläufe das Mitwirken der Kollegen voraussetzt (Stichwort: Kulturwandel). Wir alle wissen, wie wichtig ein “Team-Spirit” ist und müssen deshalb nach Möglichkeiten suchen, diesen auch in der digitalisierten Arbeitsumgebung entstehen zu lassen.
