Für Teams und Organisationen, die als “Frischlinge” beginnen ihre Arbeitsweisen zu modernisieren (z.b. beschleunigt aufgrund der Pandemie-Situation), stellt sich logischerweise folgende Frage: Welche Werkzeugkategorien gibt es? Wie helfen Sie uns bei der Bewältigung unseres Arbeitsalltags? Analog zu Handwerksberufen ist es wichtig, dass Sie als Office-Worker unabhängig von der Auswahl Ihres Arbeitgebers verstehen welches Werkzeug für welche Aufgaben geeignet ist.

Digitale Werkzeuge sinnvoll nutzen

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Werkzeugkategorien und in der Realität kommen wir häufig nicht nur mit den innerhalb der Organisation ausgewählten Werkzeugen in Berührung, sondern auch mit den Werkzeugen von Kunden, Kooperationspartnern und Lieferanten.

Übersicht über die am häufigsten verwendeten Werkzeuge:

Kriterien für die Werkzeugauswahl

Da jede Werkzeugkategorie eigene Schwerpunkte aufweist (auch wenn bei manchen Werkzeugen mehrere Kategorien abgedeckt werden), sollten neben den funktionalen Anforderungen (“Welche Abläufe werden erleichter? Welche Möglichkeiten bietet das Werkzeug?”) auch einige Qualitätseigenschaften betrachtet werden. Ein wichtiges Thema im europäischen Raum ist dabei der Datenschutz (DSGVO / GDPR) bzw. die Möglichkeit IP (=intellectual property) zu schützen. Die letztgenannte Kategorie an Anforderungen reduziert den Raum der Auswahlmöglichkeiten häufig immens. Gleichzeitig sind Werkzeuge mit hohem Datenschutzfaktor i.d.R. auch funktional weniger umfangreich wie z.B. SaaS Lösungen (Cloud) mit sehr großen Communities. Außerdem sollte neben den funktionalen und Qualitätseigenschaften auch die Stabilität des Herstellers und die Stabilität bzw. Größe seines Kundenstamms mit in die Auswahl einbezogen werden.

Effizienzgewinn durch Werkzeugkauf?

Eine häufige Fehleinschätzung - auch geleitet durch Versprechen der Hersteller - ist, dass Kauf und Bereitstellung eines Werkzeuges automatisch zu einer gesteigerten Effizienz führen. Häufig profitieren nur wenige Mitarbeiter sehr schnell von den neuen Werkzeugen und hängen den Rest in kürzester Zeit so ab, dass die Bereitschaft, die gleiche Lernkurve zu akzeptieren, bei den anderen Kollegen abnimmt. Dies wiederum hat ggf. eine stagnierende oder sogar sinkende Produktivität zum Ergebnis.

Effizienz vs. Effektivität

Die Begriffe Effizienz und Effektivität werden oft wild durcheinandergewürfelt oder sogar missverständlich gleichgesetzt. Effizienz bedeutet ressourcen- und zeitschonend zum Ziel zu gelangen. Effektivität bedeutet dagegen, dass eine besonders fokussierte Handlung auch einen besonders wertvollen Effekt erzielt. Digitale Kollaborationswerkzeuge ermöglichen uns im Vergleich zur klassischen Kollaboration neue Steigerungspotenziale. Allerdings muss man eben beachten, dass die Effizienz durch handwerkliches Geschick und Werkzeugkompetenz (“Muskelgedächtnis”, Kenntnisse über Werkzeuge und Shortcuts, Auswahl der passenden Werkzeuge im Arbeitsprozess) gesteigert werden kann, während die Effektivität stark durch Methoden-, Konzept- und Prozesswissen beeinflusst ist. Achten Sie bei der Wahl von Fortbildungsmaßnahmen darauf, dass beide Aspekte abgedeckt sind!

Kübler-Ross lässt grüßen

Nahezu jede größere Veränderung in einer Organisation führt zu Kübler-Ross Effekten. Wir alle kennen das Erlebnis. Wir werden vor vollendete Tatsachen gestellt, rebellieren ein wenig gegen die Entscheidung, akzeptieren sie aber irgendwann und beginnen die lange, tränenreiche Reise der Anpassung. Am Ende fühlen wir uns stärker als vorher, weil wir durch die Überwindung des ‘Valley of Tears” vielleicht sogar ein Erfolgserlebnis verbuchen konnten.

Werkzeugeinführung richtig gestalten

Bei der Einführung von neuen Werkzeugen ändert sich die Arbeitsweise und oft auch die Kultur in einer Organisation. Diese Phase sollte gezielt durchlaufen werden und mit entsprechenden Fortbildungsmaßnahmen, internen ‘Communities of Practice’ zum Wissensaustausch und ggf. der ein oder anderen kleinen “Marketingmaßnahme” unterstützt werden. Der Erfolg einer Einführung hängt u.a. stark von der Bereitschaft der Kollegen ab, mitzumachen und sich auch gegenseitig zu unterstützen.

Fazit: Die Auswahl der passenden Werkzeuge ist schwierig und von vielen Faktoren beeinflusst. Eine Verbesserung der Effizienz und Effektivität ist häufig der Grund für die Einführung von digitalen Kollaborationswerkzeugen. Erreicht werden diese Ziele nur durch ganzheitliche Sichtweisen auf die Arbeitsprozesse mit diesen Werkzeugen, statt durch reine Tool-Schulungen. Eine Einführung von Werkzeugen und neuen Arbeitsweisen ist i.d.R. mit Lernkurven und entsprechenden Effekten (Kübler-Ross Kurve) verbunden.